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Logiciel d'agenda et de rendez-vous vétérinaires
La vue du jour dans laquelle votre accueil passe sa journée : chaque vétérinaire, chaque salle, les sans rendez-vous et les plages bloquées sur un seul planning partagé.
Un agenda auquel tout le cabinet se fie
Un agenda vétérinaire n'est pas un carnet. Il doit tenir deux contraintes à la fois — qui est libre et quelle salle est libre — et il doit survivre au sans rendez-vous qui arrive pendant que la réceptionniste est au téléphone.
Xolotl affiche le jour, la semaine ou le mois, par vétérinaire et par salle, sur un écran que tout le monde regarde. Les types de rendez-vous portent leur propre durée, leur couleur et leur tarif par défaut : une vaccination réserve quinze minutes et un détartrage une heure, sans que personne ne fasse le calcul.
Ce que couvre l'agenda
- Vues jour, semaine et mois, par vétérinaire et par salle de consultation
- Types de rendez-vous avec durée, couleur et tarif par défaut
- Indisponibilités et plages bloquées, visibles par toute l'équipe
- Enregistrement des sans rendez-vous sans casser la journée réservée
- Rappels de rendez-vous par e-mail et SMS
- Formulaires d'admission en ligne qui arrivent sur la fiche du client avant lui
L'admission avant l'ouverture de la porte
Le propriétaire remplit un formulaire depuis le lien que vous lui envoyez. Les réponses arrivent sur la fiche existante du client, si bien que le vétérinaire lit l'historique de la boiterie avant la consultation, et non pendant.
Pour être précis sur ce que cela fait : les formulaires se rattachent à un client et un animal qui existent déjà. Ils ne créent pas de fiche client tout seuls, et le portail est sur invitation uniquement. C'est délibéré — une fiche patient créée par un propriétaire est un problème de qualité de données dont vous héritez pour toujours.
La même idée vaut au comptoir : avec un lecteur de carte eID belge, le nom, la date de naissance et l'adresse d'un nouveau client passent de la carte à la fiche — dans l'application de bureau, sous Windows, macOS et Linux — au lieu d'être retapés avec une file d'attente derrière.
L'équipe, pas seulement les rendez-vous
Le planning du personnel et l'agenda sont le même problème, donc ils vivent dans le même système.
- Horaires pour les vétérinaires, les assistants et l'accueil
- Tâches d'équipe, assignées et suivies
- Dossiers RH avec le reste du cabinet, pas dans un tableur
- Permissions par rôle, pour qu'un stagiaire voie ce qu'un stagiaire doit voir
Questions sur l'agenda
Les clients peuvent-ils réserver eux-mêmes en ligne ?
Oui. Les clients se connectent à l’espace client de votre cabinet et réservent eux-mêmes, parmi les plages que chaque vétérinaire a ouvertes. Vous définissez ces plages par vétérinaire — le matin seulement, pas le mercredi après-midi, les vaccinations le vendredi — et l’espace client ne propose jamais qu’un horaire assez long pour le motif et encore libre. La réservation est confirmée immédiatement ; si vous devez l’annuler, vous choisissez si le client est prévenu par e-mail, par SMS ou les deux. Les formulaires d’admission en ligne restent disponibles à côté.
Les rappels partent-ils dans la langue du client ?
L'application est trilingue par utilisateur, mais les e-mails de rappel et les PDF sont encore monolingues. Si c'est important pour votre clientèle, demandez-nous où cela en est avant de signer : nous vous donnerons une date honnête plutôt qu'un peut-être.
Puis-je voir deux vétérinaires et trois salles en même temps ?
Oui. Les colonnes sont par vétérinaire et par salle, donc réserver deux fois la même salle se voit à l'écran plutôt qu'à 9 h du matin.
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