Une seule suite pour tout votre cabinet vétérinaire
Rendez-vous, dossiers médicaux, facturation, stock et conformité. Conçue en Belgique pour les animaux de compagnie, les chevaux et les élevages.
Tout ce qui fait tourner votre cabinet
De l'accueil au comptable, chaque rôle travaille dans le même système, sur les mêmes données.
Planning par vétérinaire et par salle
Un agenda partagé avec urgences, plages bloquées et formulaires d'admission en ligne.
Dossiers cliniques complets
Consultations, modèles, prescriptions avec contrôle de dose, résultats labo et imagerie.
Facturation avec TVA belge
Factures, devis, dossiers d'assurance et suivi des paiements avec les bons codes TVA.
Stock sous contrôle
Suivi par lot avec FEFO, délivrance par code-barres, chaîne du froid et alertes de rupture.
Chaque espèce, un seul dossier
Animaux de compagnie, chevaux, bétail et NAC avec les champs propres à chacun.
Des chiffres exploitables
Indicateurs du cabinet, chiffre d'affaires par vétérinaire et situation par rapport aux références du secteur.
Explorez chaque module en détail
Choisissez un module pour voir ce qu'il couvre au quotidien.
Planning & équipe
La vue du jour dont vit votre accueil.
- Agenda partagé par vétérinaire et par salle, en vue jour, semaine et mois
- Formulaires d'admission en ligne avant la visite, et encodage client par carte eID au comptoir
- Indisponibilités, plages bloquées et enregistrement des urgences
- Horaires du personnel, tâches d'équipe et dossiers RH au même endroit
- Types de rendez-vous avec durée, couleur et tarif par défaut
Dossiers cliniques & hospitalisation
Des dossiers structurés de la première consultation à la sortie.
- Consultations avec modèles cliniques et terminologie codée
- Prescriptions avec conversion mg vers mL, contrôle des allergies, de la toxicité et des traitements en double
- Tableau d'hospitalisation avec feuilles de soins, bilan hydrique et scores de douleur
- Demandes labo avec résultats structurés et signalement automatique
- Comptes rendus de sortie en PDF, envoyés au propriétaire en une étape
Chevaux, élevage et toutes les autres espèces
Un registre patient qui convient aux grands comme aux petits animaux.
- Catégories compagnie, équin, rente, reproduction et NAC avec leurs propres champs
- Identification par puce électronique et boucle auriculaire
- Calendrier de poulinage, visites d'achat et examens de boiterie pour l'équin
- Traitements de groupe, médication de masse et dossiers de troupeau pour l'élevage
- Historique de poids et courbes de croissance avec alertes
Facturation & comptabilité
De la consultation au grand livre sans ressaisie.
- Factures et devis avec taux de TVA belges et suivi des paiements
- Dossiers d'assurance suivis du dépôt au remboursement
- Extraits bancaires CODA importés et rapprochés sur communication structurée (VCS)
- Export du grand livre vers Winbooks, Exact et CSV
- Facturation récurrente, relevés clients et balances âgées
Inventaire & pharmacie
Chaque boîte, chaque lot, chaque flacon tracé.
- Suivi par lot avec dates de péremption et ordre FEFO
- Délivrance par scan de code-barres, avec le lot choisi en FEFO
- Préparations magistrales, reconstitution et suivi de la chaîne du froid
- Commandes fournisseurs, retours et alertes de rupture
- Comptoir de vente pour aliments et produits de soin
Tournées et visites d'élevage
Toute la tournée dans votre poche, avec ou sans réseau.
- La tournée du jour en cache sur l'appareil : patients, allergies, tarifs et stock du camion
- Visites enregistrées sans réseau et synchronisées dès que vous le retrouvez
- Notes d'examen, traitements et photos pris au téléphone, directement dans le dossier
- Trajet enregistré en arrière-plan pour que les kilomètres de déplacement arrivent sur la facture
- Visites imprévues pour l'appel qui n'était pas au programme
Rapports & conformité
Vos chiffres et vos obligations, dans une seule vue.
- Indicateurs du cabinet : nouveaux clients, taux d'absence, chiffre d'affaires par vétérinaire
- Vos indicateurs situés par rapport aux valeurs de référence du secteur
- Registres VAMREG et suivi des antibiotiques avec benchmarking AMU
- Journal d'audit, permissions et authentification à deux facteurs
- Export RGPD des données de tout client sur demande
Et le reste du travail quotidien
Toute la suite en un coup d'œil.
Accueil
- Agenda et salles
- Formulaires d'admission en ligne
- Messagerie clients
- Rappels par e-mail et SMS
- Devis
- Ventes comptoir
- Horaires, tâches et RH
Clinique
- Consultations et modèles
- Hospitalisation
- Prescriptions et contrôle de dose
- Laboratoire et imagerie
- Chirurgie et anesthésie
- Vaccinations et courbes de croissance
- Reproduction et poulinage
- Tournées et visites d'élevage
Gestion
- Facturation et TVA belge
- Dossiers d'assurance
- Comptabilité et import CODA
- Inventaire, commandes et fournisseurs
- Registres réglementaires
- Journal d'audit et permissions
- Outils RGPD
Conçue pour les cabinets belges
La TVA, la banque et les registres belges sont des fonctions de base, pas des options.
Banque CODA
Importez vos extraits CODA et rapprochez les paiements sur la communication structurée.
Exports comptables
Remettez à votre comptable des grands livres Winbooks, Exact ou CSV.
Registres belges
Déclarations VAMREG, suivi des antibiotiques et retours d'abattoir, tenus dans l'app et exportés pour le dépôt.
RGPD d'office
Données isolées par cabinet, journal d'audit, double authentification et export complet.
Trilingue d'origine
Français, néerlandais et anglais dans toute l'application — chacun choisit sa langue.
Web, bureau et terrain
Fonctionne dans le navigateur, comme application de bureau sur les postes du cabinet, et hors ligne sur le téléphone dans le camion. Les applications natives Mac et iPad arrivent.
Des tarifs qui suivent votre équipe
Un prix par vétérinaire, qui baisse à mesure que l'équipe s'agrandit. Tous les modules, les comptes du personnel en illimité et le support sont compris.
Solo
79 €par vétérinaire / mois
1 vétérinaire
Pour les vétérinaires indépendants et itinérants.
- Tous les modules : clinique, stock, facturation, conformité
- Comptes du personnel en illimité
- Imagerie (DICOM) et facturation Peppol comprises
- Reprise gratuite de vos données actuelles
- Web et bureau — Mac et iPad en préparation
Cabinet
59 €par vétérinaire / mois
2 à 5 vétérinaires
Pour les cliniques avec une équipe à l'accueil.
- Tout le plan Solo, pour toute l'équipe
- Assistantes et accueil toujours sans supplément
- Horaires, tâches et RH
- Rapports et références sectorielles
- Accompagnement et reprise des données
Clinique & groupe
39 €par vétérinaire / mois
6 vétérinaires et plus — la licence ne dépasse jamais 390 € par mois et par site
Pour les structures multi-sites et à forte activité rurale.
- Tout le plan Cabinet
- Licence plafonnée : au-delà de dix vétérinaires, plus rien ne s'ajoute
- Plusieurs sites, une seule vue
- Pack élevage et réglementaire
- Support prioritaire et accès API
Compris, et non en option
Ces postes sont souvent facturés en supplément, par module ou par utilisateur. Chez Xolotl ils sont dans le prix, à tous les niveaux.
- Comptes du personnel en illimité — assistantes, accueil et stagiaires ne comptent jamais comme licences
- Imagerie et DICOM — worklist, stockage et visionneuse, sans licence d'imagerie distincte
- Facturation Peppol — envoi de factures structurées via votre point d'accès, obligatoire en Belgique depuis 2026 (50 documents par vétérinaire et par mois compris)
- Import CODA et exports comptables pour votre comptable
- Registres belges — VAMREG, suivi des antibiotiques et retours d'abattoir, avec l'export nécessaire au dépôt
- Rappels par e-mail, sans limite de volume
- Mises à jour, support et formation
Ce qui est décompté, et à quel prix
Deux postes nous coûtent quelque chose à chaque utilisation : nous les décomptons plutôt que de les noyer dans le prix. Les forfaits ci-dessous couvrent l'usage d'un cabinet normal — vous ne payez que ce qui les dépasse, et au tarif que nous payons nous-mêmes.
- Rappels SMS — 200 par vétérinaire et par mois compris, puis 0,06 € l'unité. Les rappels par e-mail restent illimités.
- Documents Peppol — 50 par vétérinaire et par mois compris, puis 0,20 € l'unité. Les factures aux propriétaires ne sont pas des documents Peppol et n'entrent jamais dans ce décompte.
- Tout le reste est illimité : clients, animaux, consultations, examens d'imagerie et le stockage qu'ils demandent, comptes du personnel.
- Le plafond de 390 € par site porte sur la licence. La consommation au-delà des forfaits s'ajoute, aux mêmes tarifs.
Jeunes diplômés
Gratuit les douze premiers mois, puis demi-tarif la première année complète. Sans engagement, jamais.
Vous changez de logiciel
Nous reprenons vos données gratuitement. Ailleurs, un changement de logiciel coûte généralement de 400 à 600 €.
Prix hors TVA. Facturation mensuelle, résiliable à tout moment — sans engagement, sans frais d'installation, sans supplément par assistante et sans module payant. Les SMS et les documents Peppol au-delà des forfaits compris sont facturés à l'usage, aux tarifs ci-dessus, et apparaissent en lignes distinctes sur votre facture. Groupes multi-sites et chaînes : contactez-nous pour un devis sur mesure.
Ce que les cabinets belges demandent
Les réponses courtes ici. Les longues sont sur la page FAQ.
Xolotl est-il conçu pour la Belgique, ou adapté après coup ?
Conçu pour. Les taux de TVA belges sur les factures, l'import CODA avec rapprochement sur la communication structurée OGM, les exports comptables vers Winbooks et Exact, les registres antibiotiques et les enregistrements demandés par l'AFMPS, la facturation Peppol : tout cela fait partie du produit. Aucun de ces éléments n'est un module payant ni un pack pays.
Le logiciel fonctionne-t-il en français, en néerlandais et en anglais ?
Oui, et par utilisateur plutôt que par cabinet. Chacun choisit sa langue et toute l'interface suit : français, néerlandais (nl-BE) et anglais. À Bruxelles, les cabinets font tourner les trois côte à côte sans y penser.
Une réserve que nous préférons vous dire nous-mêmes : les documents PDF et les e-mails de rappel sont encore monolingues. L'application est trilingue, la paperasse ne l'est pas encore.
Combien coûte Xolotl ?
79 € par vétérinaire et par mois en solo, 59 € de deux à cinq, 39 € à partir de six, et la licence ne dépasse jamais 390 € par mois et par site. Les assistants, les réceptionnistes et les stagiaires sont gratuits à tous les niveaux, et tous les modules sont dans le prix. Deux postes sont décomptés : les SMS au-delà de 200 par vétérinaire et par mois à 0,06 €, et les documents Peppol au-delà de 50 par vétérinaire et par mois à 0,20 €. Prix hors TVA.
Puis-je récupérer les données de mon logiciel actuel ?
Nous les migrons gratuitement, dans la mesure où l'export de votre fournisseur actuel le permet. Ailleurs sur le marché belge, c'est une ligne de 400 à 600 €. Dites-nous quel logiciel vous utilisez et nous vous dirons honnêtement ce qui passe et ce qui ne passe pas.
Est-ce que ça fonctionne dans une ferme sans réseau ?
Oui. La tournée du jour est mise en cache sur le téléphone avant le départ : patients, allergies, tarifs et le stock présent dans le véhicule. Les visites saisies sans couverture se synchronisent dès le retour du réseau, et les kilomètres sont enregistrés en arrière-plan pour arriver jusqu'à la facture.
Voyez-la sur vos propres cas
Parlez-nous de votre cabinet. Nous répondons sous un jour ouvrable et organisons une visite guidée de 30 minutes.
Parlons-en
Nous répondons en français, en néerlandais ou en anglais.
Basés en Belgique.