Changer de logiciel vétérinaire sans perdre son historique

Commencez par ce que votre fournisseur actuel exportera

Cela détermine tout le reste, et c'est la question que les cabinets posent en dernier. Avant d'évaluer le moindre produit, demandez par écrit à votre fournisseur actuel ce qu'il exportera, dans quel format, et à quel prix.

La réponse varie énormément. Certains livrent des fichiers structurés propres. D'autres exportent clients et animaux mais pas l'historique des consultations. D'autres facturent. Un fournisseur qui refuse de répondre par écrit vient de vous apprendre quelque chose d'important sur les cinq années à venir.

Ce qui passe habituellement

• Clients, coordonnées et structure des ménages
• Animaux, identifiants, espèces et dates
• Historique des consultations, sous une forme ou une autre — parfois structuré, parfois en texte
• Historique vaccinal et rappels
• Soldes ouverts et factures impayées
• Catalogues de produits et grilles tarifaires

Ce qui passe rarement intact

• La terminologie codée d'un autre référentiel — elle arrive généralement en texte
• Les pièces jointes et images, sauf si le fournisseur exporte les fichiers et pas seulement les références
• L'historique des mouvements de lots en stock
• Tout ce qui vit dans un format interne propriétaire non documenté
• Les configurations de rapports et les modèles, plus rapides à refaire qu'à traduire

L'ordre qui fonctionne

1. Changez à une frontière de trimestrePas en milieu de trimestre TVA. Clôturer une période TVA à cheval sur deux systèmes est un week-end évitable.
2. Gardez l'ancien système lisibleConservez un accès en lecture seule pendant au moins un an, ou un export complet que vous pouvez réellement ouvrir. Les dossiers médicaux ont des obligations de conservation qui survivent à votre abonnement.
3. Migrez, puis vérifiez sur du réelPrenez vingt vrais clients répartis sur vos espèces et contrôlez-les à la main. Comptez les animaux par client, ouvrez un long historique de consultations, vérifiez un solde ouvert.
4. Faites une semaine en parallèleUne semaine, pas trois mois. Les parallèles longs créent deux vérités divergentes et l'équipe finit par choisir sa préférée.
5. Basculez un jour calmePas un lundi. Pas la veille d'un jour férié. Et ne dites rien à vos clients : une bonne migration est invisible depuis la salle d'attente.

Ce que cela coûte sur ce marché

La migration de données en Belgique se facture couramment entre 400 et 600 € en une fois — Vet-Files publie 400 €, ByVets 550 €. Certains fournisseurs ajoutent des frais d'installation pour une version serveur, et une formation à l'heure plus les déplacements.

Xolotl migre vos données gratuitement, dans la mesure où l'export de votre fournisseur actuel le permet, et la formation est dans l'abonnement. Pour être exact sur la mécanique : il n'existe pas d'assistant d'import en un clic pour tous les produits concurrents, donc une partie du travail se fait réellement à la main chez nous. C'est notre problème, pas votre facture.

Questions fréquentes