Overstappen van praktijksoftware zonder uw geschiedenis te verliezen

Begin bij wat uw huidige leverancier exporteert

Dat bepaalt al de rest, en het is de vraag die praktijken als laatste stellen. Vraag, voor u ook maar één product bekijkt, schriftelijk aan uw huidige leverancier wat hij exporteert, in welk formaat, en tegen welke kost.

Het antwoord verschilt enorm. Sommigen leveren nette gestructureerde bestanden. Sommigen exporteren klanten en dieren maar geen consultatiegeschiedenis. Sommigen rekenen aan. Een leverancier die die vraag niet schriftelijk wil beantwoorden, heeft u iets belangrijks verteld over de komende vijf jaar.

Wat doorgaans meekomt

• Klanten, contactgegevens en gezinsstructuur
• Dieren, identificatie, diersoorten en datums
• Consultatiegeschiedenis, in een of andere vorm — soms gestructureerd, soms als tekst
• Vaccinatie- en herinneringsgeschiedenis
• Openstaande saldo's en onbetaalde facturen
• Product- en tarieflijsten

Wat zelden intact meekomt

• Gecodeerde terminologie uit een ander coderingsstelsel — die landt meestal als tekst
• Bijlagen en beelden, tenzij de leverancier ook de bestanden exporteert en niet alleen de verwijzingen
• Historische lotbewegingen in de voorraad
• Alles wat in een niet-gedocumenteerd eigen formaat zit
• Rapportconfiguraties en sjablonen, die sneller opnieuw te maken dan te vertalen zijn

De volgorde die werkt

1. Stap over op een kwartaalgrensNiet midden in een btw-kwartaal. Een btw-periode afsluiten over twee systemen heen is een vermijdbaar weekend.
2. Houd het oude systeem leesbaarBehoud minstens een jaar leestoegang, of een volledige export die u echt kunt openen. Medische dossiers hebben bewaarplichten die uw abonnement overleven.
3. Migreer, en controleer daarna op de werkelijkheidNeem twintig echte klanten verspreid over uw diersoorten en controleer ze met de hand. Tel de dieren per klant, open een lange consultatiegeschiedenis, controleer een openstaand saldo.
4. Draai één week parallelEén week, geen drie maanden. Lange parallelle periodes creëren twee uiteenlopende waarheden en het team kiest stilaan een favoriet.
5. Schakel over op een rustige dagGeen maandag. Niet de dag voor een feestdag. En zeg uw klanten niets: een goede migratie is onzichtbaar vanuit de wachtzaal.

Wat het kost op deze markt

Datamigratie wordt in België gewoonlijk eenmalig aangerekend tussen € 400 en € 600 — Vet-Files publiceert € 400, ByVets € 550. Sommige leveranciers rekenen daarbovenop installatiekosten voor een serverversie, en opleiding per uur plus verplaatsing.

Xolotl migreert uw gegevens kosteloos, voor zover de export van uw huidige leverancier dat toelaat, en de opleiding zit in het abonnement. Om precies te zijn over de mechaniek: er bestaat geen importwizard met één druk op de knop voor elk concurrerend product, dus een deel van dit werk gebeurt bij ons echt met de hand. Dat is ons probleem, niet uw factuur.

Veelgestelde vragen