Le RGPD dans un cabinet vétérinaire belge : ce qui s'applique vraiment

Pourquoi un cabinet vétérinaire est concerné

Le RGPD protège les données personnelles de personnes identifiées ou identifiables. Les données de santé animale n'en sont pas en elles-mêmes — mais elles sont rattachées au nom, à l'adresse, au téléphone, à l'e-mail, à l'historique de paiement et parfois aux difficultés financières d'un propriétaire, et tout cela en est.

Un cabinet vétérinaire est donc un responsable de traitement avec une obligation réelle et ordinaire. Pas au niveau d'un hôpital, mais pas rien non plus.

Ce qu'un cabinet est censé avoir

• Un registre des activités de traitement — ce que vous détenez, pourquoi, et pour combien de temps
• Une base légale pour chaque usage, y compris les rappels et le marketing, qui ne sont pas la même chose
• Des durées de conservation, et une suppression effective à leur échéance
• Un moyen de répondre à une demande d'accès sans exporter toute la base
• Un moyen de rectifier et, le cas échéant, d'effacer
• Un contrat de sous-traitance avec chaque fournisseur qui touche aux données clients, votre logiciel compris
• Un endroit où consigner une violation, et le réflexe de la notifier dans les délais

La question de conservation que les vétérinaires posent le plus

L'effacement n'est pas absolu. Là où la loi vous impose de conserver — dossiers médicaux, registres des médicaments et des antimicrobiens, pièces de facturation et de comptabilité selon les règles belges — l'obligation de conservation prime sur une demande de suppression.

Conséquence pratique : vous devez pouvoir retirer le consentement marketing, les coordonnées et l'historique commercial d'un client qui part, tout en gardant ce que la loi vous oblige à garder. Un système qui ne sait que supprimer un client en bloc ne peut pas faire cela, et un système qui ne sait que refuser non plus.

Ce qu'il faut demander à un éditeur

Ce sont les questions qui séparent une réponse d'une brochure.

• Où nos données sont-elles physiquement stockées, et sous quelle juridiction ?
• Les données de notre cabinet sont-elles isolées de celles des autres, ou filtrées par une requête ?
• Pouvons-nous exporter à la demande tout ce que vous détenez sur un client précis ?
• Existe-t-il un journal d'audit montrant qui a consulté quoi, et pouvons-nous le lire nous-mêmes ?
• Chaque membre du personnel peut-il avoir son propre compte, ou la tarification nous pousse-t-elle à partager un identifiant ?
• Que deviennent nos données le jour où nous partons ?

Questions fréquentes